Помощник производственного директора/Executive Assistant

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности Структурного подразделения.

Ведет и координирует повестку дня, электронный календарь, календарь мероприятий производственного директора.

Организует проведение телефонных переговоров производственного директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание.

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых производственным директором (сбор необходимых материалов; оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня; регистрация участников), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

Обеспечивает рабочее место производственного директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

Организует прием посетителей.

Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы производственного директора.

Ведет делопроизводство, обрабатывает внутреннюю и внешнюю корреспонденции производственного директора, ведет электронную систему хранения и учета информации.

Принимает поступающую на рассмотрение производственного директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения Общества или конкретным исполнителям для использования в процессе работы или подготовки ответов.

Принимает документы и личные заявления на подпись производственному директору.

Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями Общества и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых производственному директору на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.

По поручению производственного директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

Осуществляет контроль за исполнением работниками Структурного подразделения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений производственного директора, взятых на контроль.

Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

Печатает по указанию производственного директора служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в базу данных.

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.